г. Москва, ул. Митинская,16,
БЦ «YES», 8 этаж, офис 803
БЦ «YES», 8 этаж, офис 803
ЗАПОЛНИТЕ ФОРМУ
и мы свяжемся с Вами в ближайшее время
Нажимая на кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Управление бизнес-процессами
___________
Гибкая настройка этапов процессов с использованием шаблонов, автоматическое распределение ответственности, отслеживание изменений, сроков задач, получение уведомлений на внешнюю почту.
Гибкая настройка этапов процессов с использованием шаблонов, автоматическое распределение ответственности, отслеживание изменений, сроков задач, получение уведомлений на внешнюю почту.
Процесс рассмотрения
Система позволяет автоматизировать процесс рассмотрения документации. Бизнес-процесс (БП) обеспечивает консолидацию результатов рассмотрения в одном окне с возможностью комментирования pdf-файлов, автоматически формируя лист замечаний для его последующей отправки подрядчику.
Запустить БП можно несколькими способами: на основе выделенной документации в дереве проектов и из формы входящей накладной. Закладки «Рецензенты», «Информируемые лица», а также поля «Куратор» и «Руководитель» заполняются автоматически по шаблону согласования.
Автоматический подбор участников рассмотрения документации по матрице ответственности
После запуска БП рецензенту, куратору, утверждающему и информируемому лицу поступают задачи в «Панель задач», а также приходят уведомления на внешнюю почту. По ссылке из письма можно перейти в необходимый БП в системе.
Уведомление на внешнюю почту о назначении задачи на рассмотрение документации
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с указанными сроками и ролью участия (рецензент, куратор, руководитель, информируемое лицо) на основании матриц ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
Система применяет следующий алгоритм БП:
Рассмотрение документации производится в окне «Оформления замечаний», где участники БП указывают состояние рассмотрения для каждого документа и при необходимости добавляют замечания.
- Рецензент – лицо, представитель дисциплин, чье направление затронуто в документации. Рецензент рассматривает и своевременно выдает замечания к документации.
- Куратор – лицо, отвечающее за рассмотрение документации в целом, а также качество комментариев, которые предоставили рецензенты.
- Руководитель – лицо, отвечающее за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
Система применяет следующий алгоритм БП:
- Формирование задач по рассмотрению документации для рецензента и куратора;
- Автоматическое (опционально) закрытие задач рецензентов с пометкой «Выполнена автоматически» в случае срыва срока выполнения;
- Формирование задачи руководителю (если он указан в БП) по завершению задачи куратором;
- Формирование задачи инициатору БП о необходимости отправки результатов рассмотрения.
Рассмотрение документации производится в окне «Оформления замечаний», где участники БП указывают состояние рассмотрения для каждого документа и при необходимости добавляют замечания.
Окно оформления замечаний. Добавление замечаний к документам в системе
При рассмотрении документации участники БП могут оставлять текстовые замечания и добавлять файлы, а также использовать меню "PDF-Комментирование" – добавление текстовых и графических комментариев непосредственно на странице pdf-файла в онлайн-режиме. Функция доступна внутри системы без использования сторонних приложений.
Комментирование документов в формате PDF.
Система автоматически формирует лист замечаний вместе с задачей инициатору БП об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.
Лист замечаний по результатам рассмотрения документации. CRS
БП завершается после подготовки накладной и выполнения задачи об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.
Процесс согласования
Система позволяет автоматизировать процесс согласования документации, писем, протоколов, договоров и т.д. Модуль является универсальным за счет возможности создания этапов, что позволяет применить разные маршруты процессов без доработок системы. БП обеспечивает отображение результатов согласования в одном окне.
Документы на согласование рассылаются инициатором в соответствии с указанными сроками и ролью участия (согласующее лицо, ответственный, информируемое лицо) на основании матрицы ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
Процесс согласования
Система позволяет автоматизировать процесс согласования документации, писем, протоколов, договоров и т.д. Модуль является универсальным за счет возможности создания этапов, что позволяет применить разные маршруты процессов без доработок системы. БП обеспечивает отображение результатов согласования в одном окне.
Документы на согласование рассылаются инициатором в соответствии с указанными сроками и ролью участия (согласующее лицо, ответственный, информируемое лицо) на основании матрицы ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
Автоматический подбор участников согласования документации
- Согласующие лицо – лицо, участвующее в согласовании документа.
- Ответственный – лицо, отвечающее за контроль задач других участников БП.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
Уведомление на внешнюю почту о назначении задачи на согласование документов
Этап «Согласование» является основным, набор согласующих лиц обеспечивается ведением матриц ответственности, которые в cистеме представлены в справочнике «Шаблоны согласования». Остальные этапы добавляются при необходимости создания дополнительных задач, например, для подготовки накладной на передачу документации после ее согласования.
Согласующие лица могут использовать следующие варианты оформления замечаний:
Для завершения задачи для всех документов устанавливается результат согласования. Если для документа указан результат «Отклонено», то заполняется колонка файла или текста замечаний.
Согласующие лица могут использовать следующие варианты оформления замечаний:
- Меню «Комментирование» – комментирование файлов документа с их выгрузкой на локальный компьютер;
- Меню «PDF» – комментирование pdf-файла документа средствами cистемы;
- Оставлять комментарии и файлы непосредственно в окне БП.
Для завершения задачи для всех документов устанавливается результат согласования. Если для документа указан результат «Отклонено», то заполняется колонка файла или текста замечаний.
Окно процесса согласования документации
Если при согласовании документа были выданы замечания, то для инициатора БП будет создана задача по отработке замечаний. Отработка замечаний происходит путем корректировки исходных файлов документа.
Задача «Исправление замечаний»
После отработки замечаний инициатором, согласующим лицам поступят задачи на повторное согласование. После завершения согласования состояние документации меняется на целевое, при наличии других этапов исполнителю поступает соответствующая задача.
Окно процесса согласования с отображением последующих этапов
БП завершается после выполнения всех задач по этапам.
Универсальный бизнес-процесс (workflow)
В системе Appius-PLM созданы справочники типов, шаблонов и этапов бизнес-процесса (БП). Этот инструмент позволяет создавать свой БП, преднастроенный определенным образом и состоящий из этапов. Посредством данного инструмента в системе возможно отправить задачи ответственному лицу или группе лиц на согласование, либо на выполнение определенных действий.
В системе Appius-PLM созданы справочники типов, шаблонов и этапов бизнес-процесса (БП). Этот инструмент позволяет создавать свой БП, преднастроенный определенным образом и состоящий из этапов. Посредством данного инструмента в системе возможно отправить задачи ответственному лицу или группе лиц на согласование, либо на выполнение определенных действий.
Для создания требуемого маршрута БП используется справочник «Шаблоны бизнес-процессов», в котором не только настраивается любой набор этапов (задач) для любого количества исполнителей, но и есть возможность добавить опциональные настройки запуска процесса, обязательные и необязательные атрибуты к заполнению на каждом из этапов и другие.
Пример шаблона универсального БП
На каждом предварительно настроенном этапе в справочнике «Этапы бизнес-процессов» в зависимости от поставленной задачи Исполнителю потребуется выполнить определенное действие: проверить атрибуты, приложить необходимый документ, согласовать документацию и т.д. Исполнителю доступны соответствующие этапу действия: «Вернуть на доработку», «Отклонить», «Согласовать» и другие в зависимости от типа задачи.
Пример маршрута БП "Гарантийные обязательства"
После закрытия той или иной задачи БП переходит на следующий этап либо завершается с определенным результатом (создается элемент в дереве/ в справочнике, выполняется запрашиваемое действие, например, печатается требуемое количество экземпляров документация из архива и т.д.).
Пример БП «Печать документации из Архива»
Для запуска БП инициатору, в зависимости от цели, остается лишь выбрать в системе подходящий шаблон с привязкой к существующим элементам в дереве проектов либо без, заполнить требуемые атрибуты, приложить файлы документов (если это требуется).
Выбор типа БП