Электронный архив документов, управление составом проекта, ассоциативная связь (зависимость) между документами, управление статусами/состояниями документации, работа с файлами любых форматов, быстрая загрузка данных, настраиваемые права доступа и многокритериальный поиск
Преобразование бумажных документов в электронные файлы и, как следствие, организация архива электронной документации создают условия для наибольшей эффективности работы любой компании, увеличивают оперативность взаимодействия сотрудников, снижают затраты предприятия и повышают безопасность документов. Ведение электронного архива гарантирует упорядоченное хранение офисных файлов в едином информационном пространстве организации, улучшает совместную работу специалистов, обеспечивает надлежащее отслеживание ревизий документации и соблюдение нормативных требований.
Структура электронного архива
Основным интерфейсом электронного архива в системе "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" является окно проводника. В нем сосредоточены действия по управлению составом проекта, жизненным циклом комплектов документов и их изменениями, формированию отчетов и т.д. В виде закладок отображаются связанная с текущим элементом информация: вторичное представление, параметры, права доступа, применяемость, файлы, накладные, задачи и т.д.
Проводник состоит из четырех основных частей:
- дерево личной папки пользователя, общих папок «Проекты»;
- окно ревизий;
- окно информационных вкладок;
- командная панель.
(Рис. Состав проводника)
Работа в рамках дерева проводника заключается в просмотре содержимого папок, подпапок и элементов (документов) и т.д. Папки последовательно разворачиваются в процессе навигации по ним при помощи мыши или клавиатуры. Имеется возможность быстрого разворачивания и сворачивания структур проектов. Для этого используются кнопки «Развернуть все уровни дерева» или «Свернуть все уровни, кроме текущего» на командной панели или в контекстном меню.
Основой организации электронного архива является электронный документ, который всегда относится к определенному виду, вид определяет смысл его содержательной и реквизитной части. Содержательную часть электронного документа составляют файлы и папки, а реквизитную – параметры документа.
В структуре документа могут содержаться папки и файлы. Так, например, какой-либо проект, состоящий из нескольких файлов и папок, или комплект файлов полистно, может содержаться в одном электронном документе. К основным видам элементов, отвечающих за функции электронного документа, относятся:
- документ (лист);
- комплект документов;
- нормативный документ;
- сметный документ.
(Рис. Файл документа)
Учетной единицей в системе является комплект документов, который может быть детализирован по листам, при этом к каждому документу можно добавить один или несколько файлов любого формата (например, dwg и pdf).
Данная структура позволяет легко организовать электронный архив проектной, сметной, рабочей документации. Также возможно хранить исполнительную и разрешительную документацию, рабочую конструкторскую документацию на оборудование и т.д.
В системе есть функция выгрузки файлов на диск как для отдельного документа, так и для выделенных комплектов/объектов/проектов. При этом возможно создать структуру папок, добавить файлы в архив и указать пароль доступа.
(Рис. Выгрузка)
Права доступа
Для коллективной работы нескольких пользователей в "Appius-PLM УПСД" используется разграничение доступа к информации. Права доступа комбинируются, с одной стороны из ролей пользователя, а с другой стороны внутренней системой разграничения прав доступа. Для каждого элемента системы задается объектная и групповая политики.
(Рис. Дескриптор доступа)
Поиск проектов, документации и файлов
Одним из преимуществ электронного архива документов в системе "Appius-PLM УПСД" является наличие настраиваемого поиска элементов (проектов, комплектов, листов и т.д.) по всевозможным критериям.
Проводник является универсальным средством навигации по данным в системе и работает со всеми структурами данных, организуя их просмотр удобным представлением в виде иерархии. Проводник в режиме поиска состоит из трех основных частей:
- – окно поиска;
- – результат поиска;
- – список ревизий выделенного элемента.
(Рис. Поиск)
Хранение разных видов документации
Система электронного архива документов в "Appius-PLM УПСД" обеспечивает хранение файлов и установку связей между всеми видами документации: проектной, рабочей, сметной, нормативной, конструкторской, разрешительной, исполнительной, эксплуатационной и т.д. Для сметной и нормативной документации созданы отдельные виды элементов, позволяющие настроить список свойств документа.
Управление составом документа, изделия
Система "Appius-PLM УПСД" позволяет сформировать ведомость объемов работ (ВОР) и спецификацию оборудования и материалов (СО). Элементами данных документов являются: оборудование, материалы, стандартные и прочие изделия, работы. Для удобства работы с ограничительным перечнем создан специальный инженерный справочник, элементы которого связываются со справочником номенклатуры.
Непосредственное формирование состава ВОР и спецификации происходит в окне управления структурой.
(Рис. Управление структурой изделия)
Основные преимущества:
- настройка параметров и связей элементов на уровне администратора системы
- автоматическое присвоение обозначений документам/папкам/объектам
- использование инженерного справочника в качестве ограничительного перечня
- надежное хранение данных
- быстрый поиск и доступ к актуальной версии документа
- выгрузка файлов по проекту для передачи подрядчику/заказчику
