Распределение ролей в соответствии с функционалом персонала, отслеживание изменений, сроков выполнения работ, получение уведомлений и своевременное внесение корректировок.
Система позволяет автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе бизнес-процесса.
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе рассмотрения и утверждения документации: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель».
Куратор – сотрудник Компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.
Куратор может:
- добавлять свои замечания
- редактировать замечания других рецензентов
- направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку)
- добавлять новых рецензентов
- завершить процесс рассмотрения принудительно
Согласующие лица – это сотрудники Компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
Согласующее лицо может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- добавлять свои замечания к документам
Рецензенты – это сотрудники Компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
Рецензент может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- добавлять свои замечания к документам
Руководитель – работник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
Руководитель может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- утвердить результаты рассмотрения
- отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц
Участники рассмотрения получают уведомления на почту о наличии задачи на рассмотрение. Обычно письмо имеет следующий вид:
| Тема сообщения: Документы на рассмотрение (Роль) - Наименование проекта |
|
Вам поступила новая задача "Рассмотрение документации/ Согласование замечаний" Проект: Наименование проекта Куратор: ФИО Инициатор: ФИО Срок исполнения: Дата Список документации: Обозначение, наименование и номер ревизии документа Зайдите в систему Appius-PLM для оформления замечаний/проверки и консолидации замечаний рецензентов! |
Отправка документации на рассмотрение осуществляется несколькими способами. Бизнес-процесс можно создать на основании накладной, а также перейдя на закладку «Бизнес-процессы» меню проводника, кнопка «Создать» => «Рассмотрение документации». На рассмотрение одновременно можно отправить любое количество документов и комплектов документов, выделив их при помощи «SHIFT» и «CTRL», а также с помощью флажков.
(Рис. Окно проводника)
Перед отправкой на рассмотрение, необходимо указать список документации, согласующих лиц и уведомляемых о рассмотрении пользователей. Существует возможность настройки автоматического заполнения вкладок «Согласующие лица» и «Информируемые лица» в соответствии с подготовленными шаблонами.
(Рис. Окно рассмотрения документации)
При указании более одного пользователя могут быть указаны их заместители со сроком перенаправления заместителю и признак параллельности или последовательности участия пользователей в рассмотрении. Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.
Управление шаблонами производится через соответствующий справочник, открытие которого возможно через подсистему «Бизнес-процессы и задачи». В шаблоне указывается условие его автовыбора, на основе значений параметров документов. Например, «Вид документа = Генеральный план» или «Шифр документа = РКД».
(Рис. Шаблон согласования)
Во вкладке «Карта маршрута» представлено графическое отображения алгоритма действия бизнес-процесса рассмотрения.
(Рис. Карта маршрута)
После запуска процесса рассмотрения согласующим лицам формируются поручения, для работы с которыми используется «Панель задач». Все документы, отправляемые на рассмотрение, объединены в одну задачу.
(Рис. Панель задач)
Исполнители принимают задачу к выполнению, таким образом фиксируется время начала рассмотрения и появляется возможность внесения замечаний по рассматриваемым документам. Задачу можно выполнять до тех пор, пока не подошел срок рассмотрения. Таким образом, можно продолжить рассмотрение документов позже.
(Рис. Окно задачи)
После взятия задачи на рассмотрение с изменением статуса на «Выполняется», доступно открытие окна «Оформление замечаний».
В окне «Оформление замечаний» отображаются все документы, отправленные на рассмотрение и участвующие в нем пользователи, а также комментарии оставленные другими пользователями. Для перехода к файлам документа, его необходимо выделить и в появившемся контекстном меню «Открыть - Проводник».
(Рис. Просмотр файлов комплекта)
При внесении замечаний к документу указывается № документа, страница\лист и пункт, текст замечания и добавляется внешний файл (при необходимости). Если замечаний нет, то устанавливается состояние рассмотрения «Рассмотрен без замечаний».
(Рис. Окно оформления замечаний)
Куратор в свою очередь имеет право консолидации и редактирования всех замечаний пользователей. Куратор может вернуть документ на повторное рассмотрение (по собственному усмотрению или в случае отклонения согласования руководителем). В этом случае задача станет активной для рецензентов и будет иметь статус «На доработку». В случае отправки документов на повторное рассмотрение (по нажатию кнопки «Возобновить рассмотрение») Куратор может указать причину возврата.
(Рис. Отправка на доработку)
После завершения рассмотрения Руководитель получает задачу согласования замечаний. Руководитель может принять решение о необходимости доработок для документа.
Данный процесс выполняется до тех пор, пока руководитель не согласует замечания. После этого инициатору процесса рассмотрения будет создана задача отправки результатов рассмотрения разработчику документации.
Специалист по документообороту переходит из задачи к связанному бизнес-процессу и на его основании создает накладную на передачу документации. После завершения процесса рассмотрения система позволяет сформировать и прикрепить файлы листов замечаний (в формате MS Word) к каждому документу.
(Рис. Формирование листа замечаний)
Основные преимущества:
- распределение роли сотрудника в соответствии с его должностным статусом
- возможность отправки на доработку (неограниченное количество итераций)
- возможность создания и дальнейшего использования шаблонов согласования
