Распределение ролей в соответствии с функционалом персонала, отслеживание изменений, сроков выполнения работ, получение уведомлений и своевременное внесение корректировок.
Система позволяет автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе бизнес-процесса.
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе рассмотрения и утверждения документации: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель».
Куратор – сотрудник Компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.
Куратор может:
- добавлять свои замечания
- редактировать замечания других рецензентов
- направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку)
- добавлять новых рецензентов
- завершить процесс рассмотрения принудительно
Согласующие лица – это сотрудники Компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
Согласующее лицо может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- добавлять свои замечания к документам
Рецензенты – это сотрудники Компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
Рецензент может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- добавлять свои замечания к документам
Руководитель – работник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
Руководитель может:
- просматривать свойства и файлы документов
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами
- утвердить результаты рассмотрения
- отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц
Участники рассмотрения получают уведомления на почту о наличии задачи на рассмотрение. Обычно письмо имеет следующий вид:
| Тема сообщения: Документы на рассмотрение (Роль) - Наименование проекта |
|
Вам поступила новая задача "Рассмотрение документации/ Согласование замечаний" Проект: Наименование проекта Куратор: ФИО Инициатор: ФИО Срок исполнения: Дата Список документации: Обозначение, наименование и номер ревизии документа Зайдите в систему Appius-PLM для оформления замечаний/проверки и консолидации замечаний рецензентов! |
Отправка документации на рассмотрение осуществляется несколькими способами. Бизнес-процесс можно создать на основании накладной, а также перейдя на закладку «Бизнес-процессы» меню проводника, кнопка «Создать» => «Рассмотрение документации». На рассмотрение одновременно можно отправить любое количество документов и комплектов документов, выделив их при помощи «SHIFT» и «CTRL», а также с помощью флажков.
Окно проводника
Перед отправкой на рассмотрение, необходимо указать список документации, согласующих лиц и уведомляемых о рассмотрении пользователей. Существует возможность настройки автоматического заполнения вкладок «Согласующие лица» и «Информируемые лица» в соответствии с подготовленными шаблонами.
Окно рассмотрения документации
При указании более одного пользователя могут быть указаны их заместители со сроком перенаправления заместителю и признак параллельности или последовательности участия пользователей в рассмотрении. Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.
Управление шаблонами производится через соответствующий справочник, открытие которого возможно через подсистему «Бизнес-процессы и задачи». В шаблоне указывается условие его автовыбора, на основе значений параметров документов. Например, «Вид документа = Генеральный план» или «Шифр документа = РКД».
Шаблон согласования
Во вкладке «Карта маршрута» представлено графическое отображения алгоритма действия бизнес-процесса рассмотрения.
Карта маршрута
После запуска процесса рассмотрения согласующим лицам формируются поручения, для работы с которыми используется «Панель задач». Все документы, отправляемые на рассмотрение, объединены в одну задачу.
Панель задач
