БЦ «YES», 8 этаж, офис 803
ЗАПОЛНИТЕ ФОРМУ
Сопроводительные документы
Учет получения/передачи документации внутри организации и контрагентам с автоматизированным формированием сопроводительных документов.
Система Appius-PLM имеет справочник для работ с договорами (СМР, проектирования и т.д.), в которых указывается связанная документация. Это позволяет отслеживать неучтенные работы, автоматизироть задачи входного контроля.
В системе также есть возможность получать статистические данные по определенным договорам. Например, статистику по отправке документации по договору подрядчику.
Накладные
Модуль по работе с накладными обеспечивает отслеживание и контроль движения документации по операциям: получение, передача, возврат и перемещение.
Карточка накладной содержит связанную документацию, реквизиты накладой (номер, дата, получатель, отправитель, вид операции), информацию о местах хранения (для документации на бумажном носителе), дополнительную информацию (стадия, статус входного контроля, формат, подпись, способ передачи, срок ответа).
Печатную форму накладной вместе со связанными файлами возможно отправить контактному лицу контрагента прямо из системы с помощью специального модуля. Система также позволяет создавать на основании заполненной накладной задачу, письмо, накладную, процесс рассмотрения. При этом заполненные поля и документация скопируются в необходимые поля и закладки.
Письма
Модуль по работе с письмами позволяет отслеживать движение писем, связанных с технической документацией (регистрация входящей и исходящей корреспонденции), повышает эффективность работы за счет сокращения сроков подготовки исходящих писем и контроля сроков ответов на письма.
Карточка входящего письма содержит связанную документацию, реквизиты письма (номер и дата, статус, номер и дата отправителя, тема, теги, контрагент, контактное лицо, организация), информацию о необходимости подготовки ответа, связь с письмами, область предварительного просмотра основного файла.
Для исходящего письма доступ процесс согласования, а также есть возможность формирования PDF-файла письма на основе ранее подготовленного HTML-шаблона с заполненными параметрами (тема, содержание, отправитель и т. д.).
Пользователям доступна настройка автоматических уведомлений-напоминаний по входящим и исходящим письмам, для которых истекает срок подготовки или получения ответа. Можно задать любую периодичность рассылки.
В системе автоматизирован процесс утверждения документации. При этом опционально происходит перевод статуса документации в «Утвержден» с добавлением ссылки на документ утверждения. Автоматическая простановка статуса «Утвержден» для документации, выбранных штампов в pdf-файлы и последующее ее подписание ЭП (электронная подпись) позволяет сократить сроки утверждения и оперативно получить полный пакет утвержденной документации в электронном виде для отправки контрагенту.
