Личная панель задач для каждого пользователя, коллективная ответственность, оптимизация взаимодействия всех участников проекта
Рабочий процесс проектной организации подразумевает ежедневное тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых является выполнение одной общей задачи – сдача проекта в полном объеме в обозначенный срок. В данных обстоятельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет важное значение для успеха любой компании.
Ручной сбор данных, многообразие форматов файлов, обработка бумажных документов и их согласование – трудоемкий и дорогостоящий процесс.
Подсистема «Управления задачами» помогает автоматизировать процесс перемещения документов внутри организации, делая его оперативным и продуктивным. Данный модуль предназначен для взаимодействия сотрудников предприятия в режиме реального времени, позволяет объединить всех заинтересованных специалистов для решения общих возникающих проблем и обсуждения инновационных идей, что значительно улучшает сотрудничество в процессе разработки.
У каждого пользователя имеется панель задач, отвечающая за работу с поручениями. В данном окне отображаются входящие и исходящие задачи, которые могут быть созданы пользователем отдельно или автоматически в рамках какого-нибудь проекта. Важным моментом является связь задачи с элементом системы, которая осуществляется через указание списка вложений. Пользователь может перенаправить поручение, изменить срок исполнения, начать выполнение, отклонить и т.д. Для каждого события доступна настройка отправки уведомлений внутри системы и на электронную почту. Сотрудники могут получать уведомления по электронной почте, как только у них появляется новое задание, даже если в момент получения они находятся вне офиса.
В данной подсистеме назначаются ответственные исполнители, и контролируется выполнение задач в срок.
Использование коллективных знаний по всему предприятию позволяет более быстро и эффективно принимать решения по вопросам подготовки производства.
В данной подсистеме сотрудник компании имеет доступ к нужной информации в соответствующих контекстах, может инициировать обсуждение по документу или проекту.
(Рис. Панель задач)
(Рис. Окно задачи)
Подсистема «Управления задачами» позволяет сотрудникам предприятия общаться и обмениваться информацией, в результате происходит совместная деятельность над создаваемым продуктом и для каждого следующего пользователя упрощается поиск ответа на вопросы по разрабатываемому изделию.
Данный компонент позволяет создавать сообщества, состоящие из групп с общими профессиональными интересами. Существует возможность подключения к обсуждениям сотрудников предприятия, которые могут не работать вместе. Пользователи получают уведомления, связанные с определенной деятельностью, в режиме реального времени.
В подсистеме имеется отчет по состоянию выполнения задач, с помощью которого руководитель может видеть состояние работ, делая отбор с помощью многокритериального фильтра по исполнителю, проекту, статусу задачи и т.д.
(Рис. Мониторинг выполнения задач)
Основные преимущества:
- сотрудники предприятия могут решать проблемы в контексте своего проекта
- сохраняются знания сотрудников
- ускорение инноваций: сотрудники могут помочь стимулировать новые концепции и процессы для достижения нового роста
- все поручения в едином месте, каждый участник процесса знает, что и когда делать, в реальном времени отслеживается выполнение задач
- легко внедряется в бизнес-процессы компании, не нужно никаких специальных знаний, выделенных серверов или дорогостоящих специалистов
